Gyakori félreértés, hogy a kiszervezés azt jelenti: a bérszámfejtést teljes egészében rábízzuk egy külső partnerre. Igaz, hogy vannak olyan modellek, amelyek közel állnak ehhez, mint például az üzleti folyamatok kiszervezése (BPO), de a bérszámfejtés kiszervezésének számos formája létezik. Ez az áttekintés segít kiválasztani az Ön igényeinek leginkább megfelelő opciót.
1. lehetőség: Szoftverszolgáltatás (SaaS)
A SaaS-sel havi vagy éves díjat fizet egy külső bérszámfejtő partnernek egy felhőalapú bérszámfejtési platformra való előfizetésért. Ezután az Ön saját csapata használja a platformot a bérszámfejtéshez. Ez az azonnal használható megoldás hozzáférést biztosít a bevált bérszámfejtési technológiához, amely gyakran könnyen integrálható a jelenlegi HR-eszközökkel, vállalati erőforrás-tervező rendszerekkel (ERP) és egyéb hálózatokkal. Ezenkívül partnere rendszeresen frissíti a bérszámfejtési platformot, és Önnel együtt skálázza felfelé vagy lefelé a bérszámfejtést.
Egy példa:
Önnek egy 32 alkalmazottat foglalkoztató kis- és középvállalkozása van, és még mindig különálló, helyi rendszerekkel dolgozik, amelyek minden évben egyre több gyenge pontot mutatnak. Nem szeretne befektetni egy robusztus bérszámfejtési ökoszisztémába. Azt szeretné, ha a bérszámfejtési folyamatát gyorsan és költséghatékonyan átalakíthatná anélkül, hogy teljesen másra bízná. Ebben az esetben valószínűleg az SaaS-en keresztül történő IT beruházás a legjobb megoldás.
2. lehetőség: helyszíni személyzet
Ha arra törekszik, hogy megerősítse csapatát csúcsidőszakban vagy váratlan személyzeti hiány esetén, ideiglenesen felvehet egy vagy több bérszámfejtési szakértőt egy bérszámfejtő partnertől. Segítséget és szakértelmet biztosítanak Önnek, így garantáltan nem kell módosítania a céljait vagy a terveit. Érdemes tudni, hogy ez nem csak egy vészhelyzeti megoldás. Számos vállalat kiegészítő személyzetre támaszkodik a legnagyobb munkateherrel járó ismétlődő időszakokban, például az év végéhez közeledve vagy a szabadságpénz kiszámításakor.
Egy példa:
Az Ön bérszámfejtője szülési szabadságon van, a helyettesítője pedig ágynak esett az influenza miatt. Mit tehet ilyenkor? Például egy bérszámfejtési szakértőt bízhat meg heti két napra, amíg a saját csapata vissza nem tér. Sőt: a következő alkalommal ugyanezt a személyt kérheti, aki már ismeri a csapatát és a szervezetét.
3. lehetőség: bérszámfejtés- és folyamatoptimalizálás
A bérszámfejtés szigorú szabályokhoz és rögzített számításokhoz kötött. Így az egyik legszabványosabb és legautomatizáltabb HR-folyamatnak kell lennie. Ennek ellenére sok HR-részleg (részben) továbbra is nagyrészt manuális és komplex folyamatokhoz ragaszkodik. Egy megbízható bérszámfejtési partner segíthet felmérni a lehetséges fejlesztési pontokat új nézőpontból. Segíthetnek a bérszámfejtési folyamat dokumentálásában is, megkönnyítve ezáltal a helyettesítők gyors felzárkózását szükség esetén.
Egy példa:
Úgy érzi, hogy szüksége lenne a bérszámfejtés és a kapcsolódó folyamatok hatékonyságának növelésére, de nem tudja, hol kezdje. Ilyenkor jó ötlet egy bérszámfejtési ellenőrzést kérni, amely felméri a csapatát, a tudást, a rendszereket és a folyamatokat. Az így kapott visszajelzés arra szolgál, hogy meghatározza a javasolt optimalizálási kezdeményezések egy részének vagy mindegyikének megvalósításához szükséges intézkedéseket.
4. lehetőség: üzleti folyamatok kiszervezése (BPO)
A BPO azt jelenti, hogy egy vagy több leginkább kiszervezhető bérszámfejtési feladat felelősségét átadjuk egy partnernek – ez egy stratégiai döntés. Ez gyakran hosszú távú, telephelyen kívüli együttműködést jelent a bérszámfejtési szakértőkkel. A bérszámfejtési kiszervezés minden előnyének kihasználásához elengedhetetlen az alapos felkészülés és az átláthatóság. Egyértelműen kommunikálja, hogy mely feladatokat adja ki, és miért, valamint hogy kihez fordulhatnak a munkavállalók kérdés esetén. Partnere már az indítási fázisban számos kétséget tisztázhat tájékoztató megbeszéléseken és workshopokon.
Egy példa:
Szeretne időt teremteni egy új toborzási és belső mobilitási terv számára a bérszámfejtési feladatok kiszervezésével. Azonban a biztosítási ügyeit továbbra is saját maga kívánja kezelni (egyelőre). Erre is van lehetőség. Ön havi díjat fizet, és cserébe a külső partnere a lehető legnagyobb mértékben automatizálja és optimalizálja bérszámfejtését, miközben rendszeresen jelent Önnek.
