Ellentétben azzal, amit egyesek gondolnak, a bérszámfejtés kiszervezése nem egy „mindent vagy semmit” megoldás. Ön dönti el, hogy mely feladatokat bízza inkább harmadik félre, és melyikeket tartja házon belül. Ezért minden kiszervezési projekt a hatókör meghatározásával kezdődik. Hogy segítsünk ebben a gyakorlatban, összeszedtünk néhány profi tippet.
1. Ha elégedett vele, tartsa meg
A bérszámfejtés kiszervezése nem csak a munkaterhelés enyhítésére szolgál, hanem a munkahelyi elégedettség fokozására is. Két legyet egy csapásra, ahogy mondani szokás. Ez azt jelenti, hogy kiszervezi azokat a bérszámfejtési feladatokat, amelyektől a HR-osztály a leginkább tart. Például sok bérszámfejtő inkább a kollégák kérdéseire válaszolna, mintsem hogy a távolléttel és a teljesítménnyel kapcsolatos adatokat rögzítené. Csak egy módja van, hogy ezt kiderítse: kérdezze meg a csapatát. Fedezze fel a bérszámfejtés kiszervezésének további előnyeit (és hátrányait).
2. Az ismétlődő, időigényes és technikai feladatok átadása
Ez erősen kapcsolódik az előző tipphez, de egy kicsit tovább megy. Egy tapasztalt bérszámfejtési partner gyakran sokkal hatékonyabban tudja végrehajtani a manuális feladatokat, így havonta sok órát takaríthat meg Önnek. A bizonyítottan innovatív eszközök, rendszerek és folyamatok, valamint a bérszámfejtési folyamat friss szemlélete csodákra képes, amikor Ön túlterhelt. A kiszervezés és az optimalizálás valóban kéz a kézben járnak, ezért készítsen listát azokról a bérszámfejtési feladatokról, amelyek jobban működhetnek a módszeresebb vagy technológiai munkamódszerekkel.
3. Mindig előre gondolkodjon
Gondoljon a következő évekre. A jelenlegi bérszámfejtő alkalmazottak vajon ugyanabban a pozícióban maradnak, vagy továbblépnek a szervezeten belül? Ne feledje: a megfelelő bérszámfejtési szakértelem bevonzása és megtartása manapság nem egyszerű feladat. Máshogy fogalmazva: legyen készenlétben egy „B” terv, vagy szervezze ki azokat a feladatokat, amelyek a legnagyobb valószínűséggel problémákat okoznának, ha valaki elhagyja a csapatot. Ha proaktívan cselekszik, megspórolhatja a gyors – és talán meggondolatlan – döntések meghozatalával járó nehézségeket.
4. Ne okozzon álmatlan éjszakákat
Pontosabban, ne aggódjon túlságosan azért, hogy mely bérszámfejtési feladatokat szervezze ki, és melyeket ne: a kezdeti kiválasztás nincs kőbe vésve. Például abszolút lehetséges a szabadságdíjak kiszámításának vagy az idő és a jelenlét bevitelének kiszervezésével kezdeni, és csak azután átadni több feladatot, amint a bérszámfejtés kiszervezésében megerősödött a bizalma. A legtöbb kiszervezési modellben Ön (bizonyos mértékig) szabadon tárgyalhat a saját feltételeiről. Azonban a bérszámfejtési kiszervezés típusát érdemes alaposan megvizsgálni.
